Ne nous cachons pas que nous nous sommes tous déjà (voire souvent) ennuyé en réunion, même en tant qu’animateur. Les réunions sont souvent inefficaces et considérées comme une perte de temps, un fardeau, elles sont perçues comme inutiles, … Dans les réunions, la complaisance règne, parce qu’il faut être en consensus, ne mettre personne sur la sellette et ne pas faire de vagues. Autant dire que dans un tel contexte, rien de positif ne peut ressortir.

Dans son livre « Concept of the Corporation », Peter Drucker dit qu’il ressentait la même chose et partage que : « les réunions sont, par définition, une concession pour une entreprise en perte de vitesse. »

Pourtant, ces mêmes réunions peuvent aussi être dynamiques, utiles, rapides, directes et suivies d’actions. Je vous partage quatre règles à mettre en œuvre immédiatement pour améliorer les réunions de vente.

1. Déterminer un objectif  

Chaque réunion devrait inclure un objectif simple et clairement défini dont les participants sont informés au moment où ils sont invités à la rencontre. L’objectif donne l’axe pour les actions, et pas seulement la discussion.

L’erreur que font les organisateurs des réunions est de donner un ordre du jour ou un agenda au lieu de définir un objectif, c’est ce qui contribue habituellement à faire des réunions de longs étalages de faits, sans aucune action.

L’objectif permet de placer l’ensemble des participants dans le même état d’esprit pour atteindre un but commun. Tous les participants doivent accepter de se diriger vers le but établi le plus rapidement possible.

C’est uniquement en partant d’un objectif précis que les participants pourront déterminer si la réunion a été un succès, c’est-à-dire que l’objectif a été atteint.

2. Couper le temps de réunion prévu de moitié

Déterminez combien de temps vous avez besoin pour la réunion, puis divisez le par deux. La plupart des réunions de 60 minutes auxquelles j’assiste, peuvent facilement être faites en 30 minutes.

Donnez à votre réunion un cadre efficace où les bavardages sont exclus.  Il est important d’être rigoureux sur l’horaire et d’annoncer en début de réunion que le rythme va être rapide et que vous avez besoin que chacun se concentre sur l’essentiel dans ses intervention.

3. Limiter le nombre de participants

Plus il y a de gens qui assistent à une réunion, plus il y a de temps perdu, et plus il est difficile de se concentrer sur le but à atteindre. Vous pouvez penser au dicton: « quand il y a trop de cuisiniers dans une cuisine, cela gâte la sauce! ». Des réunions entre deux personnes sont beaucoup plus productives que celles avec huit, et ainsi de suite en supposant qu’il s’agisse des bonnes personnes – donc sélectionnez en conséquence vos invités!

Jeff Bezos adhère à la « règle des deux-pizza »: ne jamais tenir une réunion où seulement deux pizzas ne peuvent pas nourrir l’ensemble des participants. Si vous travaillez dans une grande entreprise, envisagez d’adopter cela comme règle générale pour aller de l’avant!

4. Modérer le débat

Quelqu’un doit jouer le rôle de modérateur afin de maintenir la conversation sur l’objectif à atteindre. Ce modérateur ne doit pas nécessairement être l’organisateur de la réunion, mais une personne qui va pouvoir dire « Je suis désolé – cela pourrait être un sujet important, mais cela ne va pas nous aider à atteindre l’objectif de cette réunion.»

À retenir

Il est important de commencer à faire les réunions plus efficacement et non de les supprimer. D’ailleurs, les meilleures pratiques de gestion des ventes préconisent un rythme de réunion très serré avec des réunions express quotidiennes, des réunions hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles et annuelles.

Apprenez-en plus sur la préparation des réunions de vente en participant à notre prochain webinaire.

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